Enjeux de l'organisation de la RGPD en entreprise
L'action de prospection au début de la problématique des données personnelles
La gestion des contacts B2B est le sujet sous-jacent de toute stratégie commerciale réussie. La capacité à contacter de nouveaux prospects, autant que la gestion dans la durée des coordonnées de clients réguliers, est le cœur du processus marketing, commercial, et de la gestion de la relation clientèle (CRM).
La synchronisation entre les employés de l'entreprise et le CRM
Un des enjeux important et complexe se trouve dans l'utilisation, par les collaborateurs, d'applications autonomes de gestion de contacts dans leur smartphone, et de la synchronisation de ces données avec l'entreprise. Que ce soit un simple partage sous Excel, la synchronisation avec un CRM, ou l'intégration complète dans un ERP, le partage de contacts - sans divulguer les contacts personnels de chaque collaborateur avec le reste de l'entreprise - est un marqueur de l'organisation moderne du système d'information d'une organisation. Cette synchronisation doit être possible dans les deux sens : partager les contacts des commerciaux avec l'administration des ventes, pour éviter de devoir ressaisir, et synchroniser les informations enrichies par les services de l'entreprise pour renseigner les équipes de données en temps réel sur le terrain.
Le cadre de la réglementation sur les données personnelles
Toutefois, avec l'avènement de la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD), cette tâche a pris une nouvelle dimension. La RGPD, introduite pour renforcer et unifier la protection des données pour tous les individus au sein de l'Union Européenne, impose des exigences strictes en matière de traitement des données personnelles. Dans ce contexte, TooContact innove avec une solution pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion de contacts B2B tout en assurant une conformité totale avec la RGPD.
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) représente un tournant majeur dans la régulation de la protection des données personnelles au sein de l'Union Européenne. Adopté en 2018, ce règlement impose aux entreprises de toutes tailles, y compris les PME, des obligations strictes en matière de collecte, de traitement, et de partage des données personnelles. L'importance du RGPD réside dans son objectif principal : renforcer les droits des individus sur leurs données personnelles tout en responsabilisant les entités qui traitent ces données. Pour les entreprises, se conformer au RGPD n'est pas seulement une obligation légale, mais aussi une opportunité de renforcer la confiance avec leurs clients et partenaires commerciaux
TooContact, une solution logicielles pour structurer la gestion des données de vos contacts commerciaux
En simplifiant la collecte, le stockage et l'utilisation des données de contact dans le respect total des normes RGPD, TooContact permet aux entreprises de naviguer avec aisance dans le paysage complexe de la conformité, tout en améliorant leur efficacité opérationnelle. La promesse de TooContact est simple : transformer la gestion des contacts B2B en un processus fluide, sécurisé et conforme, permettant ainsi aux professionnels de se concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de relations saines, pour des affaires fructueuses.
Comprendre la RGPD et les sanctions de la CNIL à l'encontre des entreprises
Le non-respect du RGPD peut entraîner des conséquences graves pour les entreprises, allant de lourdes amendes financières à des dommages significatifs à leur réputation. La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) en France, par exemple, a déjà sanctionné plusieurs entreprises pour non-conformité. Ces sanctions, détaillées sur le site de la CNIL, servent de rappel puissant de l'importance de mettre en place des pratiques de gestion des données personnelles qui respectent le RGPD.
La RGPD impose des règles strictes pour le traitement des données personnelles au sein de l'UE, y compris dans le contexte des relations commerciales B2B. Ces règles visent à protéger la confidentialité et l'intégrité des données des individus, imposant aux entreprises de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées. La non-conformité peut entraîner des sanctions sévères, y compris des amendes substantielles. Avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), le montant des sanctions pécuniaires peut s’élever jusqu’à 20 millions d’euros, ou dans le cas d’une entreprise, jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial. Ces sanctions pécuniaires peuvent être rendues publiques. Elles sont en particulier diffusées sur la page "Les sanctions prononcées par la CNIL" du site de la CNIL.
Pour les entreprises B2B, cela signifie qu'il est essentiel de disposer de processus clairs et conformes pour la collecte, le stockage, et l'utilisation des contacts professionnels. C'est l'une des fonctions innovantes du logiciel TooContact : fournir une interface simple mais rigoureuse pour permettre la segmentation des données entre contacts personnels et contacts professionnels. Et donner les moyens pour pouvoir qualifier le type de relations, afin de déterminer la procédure RGPD adaptée, puis fournir au contact l'information de l'enregistrement de ses données personnelles par l'entreprise, et l'accès direct à ces données pour qu'il puisse user, le cas échéant, de son droit de modification ou d'effacement.
La RGPD a introduit un cadre réglementaire strict pour le traitement des données personnelles, y compris celles collectées dans le cadre d'activités B2B. Pour les entreprises, cela signifie qu'il est crucial de comprendre et d'implémenter des pratiques de gestion des données qui respectent la vie privée des individus. La RGPD n'exige pas seulement la transparence dans le traitement des données, mais aussi la mise en place du Registre des activités de traitement, de mesures de sécurité adéquates et la garantie que les données sont collectées pour des finalités légitimes et spécifiques.
Dans ce contexte, les professionnels doivent être équipés pour recueillir le consentement de manière éclairée, gérer les droits des personnes concernées (comme le droit à l'oubli et le droit d'accès), et documenter de manière fiable le traitement des données, notamment la date du consentement pour juger de son obsolescence. Cela peut sembler complexe, mais avec les bons outils et une approche méthodique, assurer la conformité de vos processus de gestion des contacts avec la RGPD devient non seulement réalisable mais aussi un avantage concurrentiel.
La Collecte des Contacts B2B : Défis et Solutions
Comment collecter des contacts de manière conforme lors d'événements B2B
La collecte de contacts lors d'événements B2B doit être effectuée avec précaution pour respecter le RGPD. Cela implique d'informer clairement les personnes concernées sur l'usage de leurs données, d'obtenir leur consentement explicite, et de leur permettre d'exercer leurs droits en matière de données personnelles. Utiliser des outils conformes RGPD pour la collecte et la gestion des contacts, comme TooContact, assure que ces processus sont menés de manière transparente et sécurisée.
La distinction entre contacts professionnels (B2B) et personnels (C2C)
Il est crucial de distinguer entre les contacts professionnels et personnels dans la gestion des données. Les contacts B2B concernent les relations et communications dans un contexte professionnel, où le RGPD applique des règles spécifiques, notamment sur le traitement des données à des fins commerciales. Cependant, même dans ce contexte, le respect des principes fondamentaux du RGPD, tels que la minimisation des données et la transparence, reste essentiel pour assurer une conformité totale.
La collecte des contacts B2B, que ce soit lors de salons professionnels, de conférences ou via des formulaires en ligne, représente souvent un premier pas vers l'établissement de relations commerciales. Cependant, cette étape initiale peut être semée d'embûches, notamment en raison de la saisie manuelle des données et de la nécessité de garantir le consentement des contacts conformément à la RGPD. Le logiciel TooContact apporte une réponse efficace à ces défis en automatisant la collecte de contacts et en intégrant des mécanismes innovantes de consentement RGPD systématiques, clairs et conformes.
Avec TooContact, les entreprises simplifient et sécurisent la saisie des données de contact grâce à la numérisation des cartes de visite, tout en assurant que chaque contact est ajouté à la base de données avec un consentement horodaté et documenté. Cette approche facilite la gestion des contacts, améliore la qualité du contenu des bases de données de prospection, et contribue à maintenir la confiance des partenaires et clients en démontrant un engagement envers la protection de leurs données personnelles.
TooContact améliore les indicateurs RSE de l'entreprise, en fournissant un cadre plus clair à la gestion et l'administration des données personnelles de leurs clients, fournisseurs, employés.
Toocontact : Votre Allié pour la Conformité RGPD
L'application TooContact se distingue par sa capacité à offrir une solution complète pour la gestion des contacts B2B en conformité avec la RGPD. En mettant l'accent sur la sécurité des données et la gestion transparente du consentement, Toocontact aide les entreprises à naviguer dans le paysage réglementaire sans compromettre l'efficacité commerciale. La plateforme fournit des outils pour documenter de manière fiable le consentement pour chaque contact, une exigence clé de la RGPD, tout en facilitant l'accès aux données et leur rectification conformément aux droits des personnes concernées.
Voici ce que fait TooContact pour la mise en conformité RGPD de la base de contacts d'un utilisateur ou d'une entreprise :
- TooContact est un annuaire, destiné à être utilisé par un utilisateur pour enregistrer les coordonnées d'un contact dans une fiche contact.
- sur chaque fiche contact, un sélecteur permet d'indiquer si la relation entre l'utilisateur et le contact est de type professionnel (B2B) ou personnel (C2C).
- lorsque l'utilisateur enregistre un nouveau contact, manuellement en ou scannant une carte de visite, il crée une fiche contact dans laquelle renseigne des informations personnelles du contact, et le type de relation en utilisant le ou les sélecteurs adéquats.
- si l'utilisateur choisi le sélecteur B2B, l'utilisateur doit confirmer la clause RGPD B2B indiquant :
- "Avertissement : en validant manuellement l'accord de conservation de données personnelles de ce contact, vous reconnaissez que votre relation avec cette personne est de nature professionnelle "Business to Business", que la personne a été informée de la possibilité de recevoir des communications au moment de la collecte de ses coordonnées et a eu la possibilité de s'y opposer, et que l'objet de la sollicitation est en rapporte avec la profession de la personne démarchées."
- si l'utilisateur choisi le sélecteur C2C, l'utilisateur doit confirmer la clause RGPD C2C indiquant :
- "Avertissement : en validant manuellement l'accord de conservation de données personnelles de ce contact "Famille et Amis", vous reconnaissez que votre relation avec cette personne est de nature non-professionnelle, vous vous engagez à respecter ses droits et sa vie privée, notamment le droit de modification et le droit de suppression de ses données à caractère personnelles. Vous vous engagez à mettre en place des mesures de sécurité adéquat, afin de prévenir tout risque d'accès ou d'utilisation non autorisés de ces données."
- Suite à l'enregistrement par l'utilisateur de l'application TooContact du type de relation établie avec un nouveau contact, ledit contact reçoit un sms et un email disant ceci :
- "Contrôle de consentement RGPD , vous venez d'être ajouté dans l'annuaire TooContact de (Nom et prénom de l'utilisateur). Conformément au règlement RGPD vous disposez d'un droit de modification de cet enregistrement, que vous pouvez exercer ici (lien hypertexte vers la fiche contenant les données du contact, dans l'application TooContact de l'utilisateur). Conformité RGPD organisée par TooContact, l'annuaire des relations B2B responsables."
- En suivant le lien hypertexte, le contact a accès à une page listant l'ensemble des données personnelles enregistrées dans la fiche contact le concernant, sur laquelle il a la possibilité d'accepter ou de refuser la conservation de ces données, de les modifier, et de les effacer partiellement ou totalement.
- A l'issue de cette procédure, TooContact enregistre la date de l'accord de conservation des données du contact. Cette date pourra être utilisée ultérieurement afin de justifier de la validité de cet accord, de demander un renouvellement, ou de décider d'un effacement à l'issue d'une période de conservation adaptée à l'usage raisonnable de ces informations personnelles par l'utilisateur et par son entreprise.
L'adoption de TooContact permet aux entreprises d'éviter les écueils potentiels liés à la non-conformité RGPD, et aussi d'optimiser leurs opérations commerciales. Grâce à une gestion des contacts plus structurée et sécurisée, les professionnels peuvent se concentrer sur la construction de relations d'affaires solides, sachant que leur gestion des données est à la fois efficace et conforme.